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IT监理外来婆 如何当好家?

发布时间:2015-10-10 17:46:33   文章来源:本网站   浏览次数:1827次

 

本新闻摘自:信息化标准网    

  

信息化建设,是不是用户个个都得当“大拿”?当然不是。找个管家婆,既省心又省事,还事半功倍。

花钱请个婆婆来,是不是事事都得听你的?由着你的性子来?也不是,管家婆就是要监,就是要管:立下规矩,调解甲方和乙方。请来信息化监理做项目的郝响就是其中的受益者之一。

H市信息办副主任郝响最近压力特别大,一个光荣而艰巨的任务落到他头上,这源于市委书记的一次“全国政府信息化示范城市巡访”的考察。

去年,市委书记看到现在好多城市都已经完成了一站式办公,深圳还成了全国典型,于是想到,H市也要为民服务,解决实际问题,杜绝政府门难进、脸难看、事难办的现象,也打算上一个“一站式办公大厅”的信息化项目。

作为一个普通地级城市的市信息办副主任,郝响在任三年也算小有成绩,当年市政府最先上的OA系统他就参与过,到现在用得非常好。所以,这个任务就落在了信息办身上。

这个活儿大家都知道不好干,既得协调各个政府部门把审批项目拿出来—这明显有“剥夺权利”之嫌;另外,又得考虑工期,还得节约—市里一共就给了170万元,还包括内部装修。

郝响也想往后撤,可是信息办主任老王没放过他,组织上又把他当作主任的候选人来培养,没跑了。

不管怎么样,先招标吧。根据以往经验,郝响找了几家业内小有名气又比较熟悉的IT集成商,让他们比画比画。还别说,迈力集成有限公司的方案做得还真不错。经过烦琐的讲标、评标、修改等等,迈力光荣中标,和郝响绑在了一条船上。

自个当家还是请管家婆——想明白了再说
招标结束后,郝响一点也没敢闲着。

早在项目招标过程中,由于领导再三叮嘱,郝响一直在琢磨怎么才能够保证项目实施效果。尽管已经在信息办战斗了三年,也算是个老兵了,但是每次项目实施,他心里还是有点发毛:信息化工程这玩意儿,真是有点拿不准,有些公司为了赢标,投标时把价格压得很低,但在实际建设中却以各种借口搪塞或要求加钱;有的项目看着马上就要完工的项目,一不小心有可能延期一年半年的,浪费了时间不说,各个部门意见都很大,更别说项目质量难于保证了。这次项目价值100多万元,不大也不小,无论如何也要确保万无一失。 

    郝响突然想起最近出去开会,跟同行交流的时候,大家总是有意无意地提起“信息系统工程监理”,能对质量保证有好处,似乎正是他们想要的。但是过去工作总是太忙,郝响对信息系统工程监理知道的也只是皮毛。于是,好不容易项目招标完以后,郝响开始天天猫在办公室里上网,搜索“信息系统工程监理”,恶补相关知识。说起来郝响真有点惭愧了,原来早在2002年12月信息产业部就颁布了《信息系统工程监理暂行规定》。

“监理单位在监理合同约定的范围内,依据监理规划和监理细则,结合监理对象的特点实施质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、信息管理和协调,实现监理目标。”郝响看完这段,对过去没有更多地关注监理后悔莫及。

总算是通过网上信息了解了信息系统工程监理的理论知识,但是,总不能光有理论就实践了吧。于是,郝响就琢磨着要找个比较有经验的人来学习学习,再请教请教目前这个项目该不该引入监理机制。

于是,猫在家里沉寂了半个多月的郝响开始重新活跃在各种信息化建设交流会上,到处打听谁对信息工程监理有经验。经过半个多月的“跑会”活动,郝响了解到同省A市的信息办主任冼劲是这方面的专家。由于比较早就引入了信息工程监理体制,冼劲所负责完成的几个项目情况都非常好。

就冲着这一点,郝响毫不犹豫就去跟冼劲约时间。郝响是认真办事之人,在同行中声望很好。冼劲非常爽快地就答应了郝响。约好时间以后,郝响带着两个得力干将取经去了。

冼劲认真给郝响一行介绍起来。郝响聚精会神地一边听着一边记笔记:“并不是所有的信息系统和用户都需要引入监理制度。总的来说,引入监理机制的情况主要有以下三种:其一,国家政策法规规定范围内的项目(各地对引入监理机制的硬性标准并不一致,比如说,重庆规定政府在50万元以上、企业在500万元以上的项目必须引入监理);其二,如果项目过于复杂,用户需要引进监理机制来判断项目中存在哪些困难;其三,将企业战略通过信息化手段来实现的,比如说,想根据信息化工程来强化管理,想确立工程建立和结束时候的标准是什么。”

最后,冼劲分析说,像郝响马上要做的一站式办公项目,一方面,涉及的金额不小,已经达到了大部分地方的法规规定的硬性指标;另一方面,一站式办公这样的项目涉及的部门太多,太复杂,引入监理机制,是板上钉钉的事情。

不过,冼劲也提醒,人家大都是先招标监理,后招标集成商。他这样的顺序可有点问题,将来协调起来可困难。

“有困难也得上!”郝响吃了定心丸,决心更大,心满意足地回到了市里。

小贴士:

并不是所有的信息系统都需要引入监理,不过一旦引入,就得慎重行事。不要觉得自己掏了钱,监理就会听自己的。有时候找个婆婆,不只是管住了乙方,也给自己找了个规范。

    要让婆婆做什么——家家有本难念的经
  说干就干,郝响第二天一早就给领导发了个邮件,痛陈了一番此项目的重要性、复杂度以及引进IT监理的现实和历史意义:“信息化和盖大楼一样,现在舍不得花小钱请监理,未来就要费大钱搞修理,甚至是处理……”郝响一番话说得领导心服口服,立马拍板:“好,为了给咱们的项目保驾护航,请个公司来监理吧!”

钱拿到了,郝响也询问了几家监理公司,但大家说法不一。

郝响咨询了冼劲,又恶补了冼劲推荐的大量资料和几本大部头监理书,终于算是把怎么请监理这个难题摸着了点门道:一个信息化项目要经历项目给谁做——工程招标、项目怎么做——工程设计、具体项目操作——工程实施、检查工作——工程验收四个阶段,由于这四个阶段的信息化建设的工作内容不一样,因此对监理的要求不一样,深度不一样,侧重点也不一样。而监理介入的阶段不同,它的职责和方法就不一样,提供的服务也就不一样,用户要根据自己的不同情况,选择不同的监理方法。

郝响想:既然找监理也得量体裁衣,具体到这个项目,要在哪个环节找监理呢?

按图索骥,“工程招标阶段的主要监理目标包括了帮助企业明确信息化工程需求,确定工程建设目标;促使用户和厂商所签订的承建合同在技术、经济上都是合理有效的。”如果一个企业或单位的信息化基础差,觉得自己找不准自己的企业信息化需求,但又怕软件公司加上一堆不需要的功能,造成成本浪费,这个阶段找监理公司当然是必需。

到了工程设计阶段,主要监理目标就成了监督这个工程的设计方案是不是规范的,是不是优化的,是不是符合企业需求的,是不是合法的,是不是缺陷尽量少的……郝响一想,这个好像也蛮重要:企业上信息化项目,大多数时候还是被软件企业的专家们牵着鼻子走。专家们说这个应该这样设计,就这样设计,即使用户心里对某一块有点嘀咕,但没办法,说不出什么理由来,假如跟专家提提意见,人家一说专业术语自己就被吓回来了。有了专业的IT监理专家,可就没有这个顾虑了,大家都是专家,谁怕谁?

项目设计完毕,就该实施了。工程实施阶段,监理公司要干的事,就是保证工程实施方案是合法、合理的,与原先的设计方案是比较符合的;保证工程中所使用的产品和服务都是符合承建合同以及国家相关法律、法规和标准;确保工程顺利进行,不延期。

可别小看这一点,大多数的信息化建设就在这一阶段胎死腹中了,有些是因为实施时间太长,成了“烂尾楼”,弄不好把公司拖垮;还有一些信息化系统上是上了,可跟原来的预期相差十万八千里。郝响可不愿意搞个“永不结束”的信息化工程,这一阶段好像也要找监理。

实施完了就该进入工程验收阶段了,工程验收阶段的目标包括:明确工程测试验收方案的符合性(验收目标、责任双方、验收提交清单、验收标准、验收方式、验收环境等)及可行性;促使工程的最终功能和性能符合承建合同、法律、法规和标准的要求;推动承建单位所提供的工程各阶段形成的技术、管理文档的内容和种类符合相关标准。听起来蛮重要,而且验收更是监理中必不可少的一部分——质量控制,尽管是事后的。

郝响已经把信息化建设的四个过程都好好考虑了一遍。有监理当然好,但他心里很明白,这样弄下去花钱太多,哎……又得伸手要钱了。

小贴士:
先想清楚每个阶段让监理做什么,省得眉毛胡子一把抓,这样才能事倍功半。

    哪个婆婆最能干——火眼金睛得炼成
  监理要引入,究竟谁来作呢?

自从上个月市主管领导及项目组召开“一站式办公”项目会议,决定引入项目监理以来,已经有多家监理公司关注。郝响桌上已经堆了厚厚一摞的监理公司的资料,也收到不少家人、朋友的“推荐”电话,还有的监理公司直接打来电话,要请郝响“出来见个面聊聊”,或者到他们公司去“走访一趟”。

不过,此项目甚至关系到自己的“政治前途”,郝响可不敢徇私,大家都一视同仁—提交必备资料,等待结果。监理公司在提交的资料中,要求包括监理资质证书、项目经验、报价等等。

资质是郝响首要的挑选条件,没有信息产业部或地方政府颁发的甲、乙或丙级资质证书的监理企业首先被淘汰。郝响没有限定必须是甲级资质,是希望除了在硬性指标上的考核,监理公司在价格、经验上能有些均衡。通过几周时间的资料审核以及其他城市信息办或咨询专家的推荐,郝响最后锁定了五家监理公司,并给这五家公司下了缴标书,约定进行最后一轮选拔。郝响的小算盘是,提出具体需求,看看这五家公司的响应速度——真刀真枪见功夫。

一般来讲,挑选监理服务提供商的基本原则是“基于能力的选择”。监理公司履行监理合同的能力、监理规划及其拟派的监理机构人员的构成应该是选择的重点,监理公司的报价所占的权重很小,这也是监理行业的特点所决定的。

监理能力如何考核?最直接的是监理资质。不过,也不能“唯学历不唯能力”,“学历证书”里面的学问也不小。

郝响了解到,目前监理的资质认证有点乱。由于信息系统工程监理是一个从地方试点到收归信息产业部统一管理的过程,目前市场上有两类监理单位,一类是具有类似北京市信息办资质认证的地方性单位,另一类是信息产业部监理资质试点单位。同时,尽管国家规定信息化项目在几百万以上必须有监理,但违反也没有相应的处罚。正是这些复杂因素,导致请不请监理公司完全取决于用户自己,采用没有资格认证的监理公司也没有行业监督。

报价在选择中居于次要地位。因为监理招标是基于能力的选择,当监理价格过低时,监理单位很难派出高素质的监理人员,很难把招标人的利益放在第一位或者无法保证监理人员数量,也就无法提供优质服务。从另一个角度来看,服务质量与价格之间也有相应的平衡关系,所以用户方应在能力相当的投标人之间再进行价格比较。投标人的报价应作为监理招标的第二评价因素。

其实,郝响的评标也是有法律依据的。评分的内容一般为:监理资质、监理大纲、监理单位综合实力、监理机构人员和检测设备及监理报价。分值分配应该根据项目监理内容的特点划分评审比较的内容,然后再根据重要程度来规定各主要部分的分值权重,在这个基础上再细致地规定出各主要部分的评分标准。郝响的标准如下表。

小贴士:
监理公司的挑选,甲方最好从推荐中选取,可从技术实力、案例、技术人员、诚信度等方面综合考察监理公司。证明诚信度的材料,包括一般情况、项目情况、客户满意程度,可向原客户了解等渠道获得。用户还可以向多个监理公司提具体要求,看他们的响应程度。

评分内容 分值
资质 30分
监理大纲 10-15分
人员素质 10-15分
监理报价 5-10分
监理检测设备 5-10分
监理业绩 5-10分
企业社会信誉 5-10分
总分值 100分 

  婆婆的道道儿还真多——没有规矩不成方圆

  郝响终于找到一个合适的监理公司——北京事成监理有限责任公司。该公司就位后,根据一站式办公这个工程的各个子系统,迅速成立了相应的管理团队,包括总监理工程师、专业监理工程师、监理员,实行总监理工程师负责制。

经过这一阶段的恶补,郝响对于监理的主要工作是张口就来:“三控制,两管理,一协调”:质量控制、进度控制、投资控制,合同管理、信息管理和工程协调。其中实现三控制是监理的主要目标所在。概念的倒背如流和实践还是两码事,所以他内心也还是有些忐忑。尤其当项目进入最核心的实施阶段,会怎样?郝响心里更打起了小鼓。

实施开始前,事成公司首先组织审核承建单位迈力公司提交质量管理计划报审表。审核通过之后,事成组织信息办、迈力召开实施准备会议,要求迈力落实实施计划、方案和准备工作。

接下来,事成组织对迈力提供的产品及服务进行验收。没想到严谨的监理员发现迈力提供的某一项产品和承建合同要求的产品文档说明不完全一致,因此拒绝签认,要求迈力更换。没办法,事成作为全权代表,掌握着生杀大权,迈力不敢小觑,乖乖“就范”。这让提心吊胆的郝响有了信心。

监理工程师告诉郝响,这是实施阶段的质量控制。质量控制不只有以上做法,还要在项目实施中通过检查监督、阶段验收和竣工验收,把好质量关。

进度控制,是在项目前期通过周密分析,确定合理工期目标,以保证“按时收宫”,并纳入承包合同。其中的关键是“三控制”,在项目准备阶段协助确定标底和合同造价,在实施阶段审核设计变更,在工程竣工阶段审核工程结算。 除此之外,还有进行合同管理和信息管理。信息管理包括投资控制管理、设备控制管理、实施管理及软件管理。

得知这些基本的工作内容之后,郝响情绪很高,信心十足地提出,希望一站式办公这个项目实现投资最省、工期最短、质量最优。事成向郝响直言相告,监理是要顾全项目的整体效果,把项目的时间、费用和质量三个目标整体控制。这三大目标之间是相互联系、互相制约的。

有时候,熊掌与鱼不可兼得。在通常情况下,如果信息办对工程质量有较高的要求,那么就需要投入较多的资金和实施时间;如果要抢时间、争进度地完成工程目标,把工期目标定得很高,那么投资就要相应地提高,或者质量要求适当下降;如果要降低投资、节约费用,那么势必要考虑降低项目的功能要求的质量标准,否则会造成工程延期。

当然,这些目标之间其实又是互相统一的。如果信息办适当增加投资的数量,工程承建商就可以加快信息工程项目的实施速度,从而缩短工期,使信息工程项目提前投入使用,这样项目投资就能够尽早收回,经济效益得到提高;如果信息办提高项目功能要求和质量要求,虽然会造成一次性投资的提高和工期的增加,但能够节约信息系统项目动用后的运营费用和维护费用,降低产品的成本,从而使信息工程项目能够获得更好的投资经济效益。

“我请你们来做监理,为什么不能百分百为我服务?你们可以要求乙方按照我们的要求来完成。”郝响不明白。工程师解释说:“监理单位是独立的第三方,因此我们应在控制预算的情况下,按质按量完成监理工作,从客观公正的角度去协调你们和承建单位之间的矛盾。尽管监理费用是你们出的,可我们还要站在项目的立场上。”

正在此时,迈力提交工程延期申请,表示项目某一部分不能按期完成。郝响有些慌了,事成却稳坐钓鱼台,“能不能延期可不是供应商一方说了算,必须由监理团队根据工程情况确认这一延期是否合理,然后三方协商确认。”

目睹了这样井然有序的处理方式,郝响才知道监理团队完全从项目出发,而不是顺从任何一方的主观意愿,心里的石头总算落了地。

小贴士:
预算、质量、进度都想要,基本不可能。还是让监理帮你分析一下什么是最重要的吧,朝着一个目标努力。

    东家也不好使——监理不是一边倒
  时光如飞梭,郝响的一站式办公大计终于可以进入细致工作阶段。这个阶段大事没有,细节决定成败。几天前,监理方在三天一次的碰头会上,就与自己争上了。

其实事情的起因很简单。服务器到场以后,迈力为了赶进度,想马上进机房开始调试。而刚刚重新装修的机房空调还没装,如果贸然进场,服务器、存储、UPS很有可能由于温度过高出现死机等问题。而如果不调试,又有可能赶不上进度。迈力当然的想法是开始调试。至于温度问题,找几个电风扇解决一下好了。这在很多用户看来是替自己考虑赶进度的事情,郝响当然举双手赞成了,不就是几个电扇吗,好解决。可事成就不愿意了—不按规定条件施工,出了问题怎么办?

当然,监理除了要指出问题,杜绝问题以外,更重要的是要帮助甲乙双方解决问题。空调没装的主要原因是强电还没有完全到位,没稳定电源就不能保证空调用电。其实门外装修是有临时供电的,但没什么准儿。监理四处查看以后,发现隔壁的四星酒店完全可以引电源过来借用。经过几次协调,终于顺利完成任务—既解决了电的问题,又让工程顺利进行。

其实,监理方在刚接手项目的时候,就制定了严格的规范流程,比如如果要改项目细则,提出方必须提交正式申请和情况说明书,监理方审核认可后,交给实施方签字。就连郝响想做个变更,都要过监理的认可才能给集成商实施。有时候郝响心里很不服气—胳膊肘往外拐,不替自己说话。

渐渐地,郝响发现规范的流程对项目的真正好处。首先过了一道专家的手,这样大家的“奇思妙想”就不会贸然动手,改了就错、错了还得改的事情少做了许多。其次,就算是有个更改,以后也有据可查,特别连带更改,更加理由充分,论据充足。

后来的郝响,在监理方的建议下,已经能够做到每周二和周五上午开各方碰头协调会了。参加会议的有甲方代表、集成商、原厂商、装修方以及监理方。有问题大家都摆在桌面上讨论,条条大路通罗马。当然,碰头会上少不了争执,少不了吵架,甚至有时候面红耳赤,大家都觉得自己有理。

就拿工作流来说,甲方有自己独特的政府机关审批手续,而乙方则认为货到了就该安装,要不然赶不上进度——那面甲方还在报批手续呢。这样的流程,使得双方经常因为进度和质量问题发生冲突。其实,三方的流程和手续是不可能完全一致的,作为监理,就是要摸清楚大家的流程,在不影响大原则的前提下,协调好大家的规范,让项目顺利进行下去。

其实有个婆婆挺好,郝响以后就是拿钱提要求,有了问题再解决,再也不用考虑太多“柴米油盐酱醋茶”的琐碎事情了,可以想见,郝响的日子过得越来越幸福了。

小贴士:
例会制度,有问题及时解决,都是监理方为了保证项目进度和质量的手段。作为甲方,要给监理方这个机会,支持监理的各种举措。协调再协调,没有解决不了的问题。

经过8个月又14天的艰苦奋斗,郝响一手“包办”的一站式办公大厅终于竣工剪彩了。整齐的工位,一色的液晶显示器,规范的服务,领导看了高兴,自己心里也乐。最关键的是,自从这一站式大厅建成后,市政府200多个需办事项可以在这里一站解决,群众再也不用跑到多个机关看人脸色了。市长热线这几天都是市民表扬的电话,郝响别提多光彩了。有时候他还暗自琢磨——幸亏当时请了个比自己专业的监理公司,要不这会儿没准出什么娄子正抓耳挠腮呢。

得了,这一炮打响以后,郝响就成了市里小有名气的信息化专家,未来信息办主任的位置,跑不了了。

记者手记——当IT建设不再只是甲方乙方
文 李永胜

信息化系统让用户用起来越简单越方便,它的建设任务也就越复杂和艰巨。当信息化失败案例不断增加,那些CIO们忧心忡忡进而彻夜无眠的时候,IT监理的应运而生和相关法规的陆续出台,真是个天大的利好消息。

但不可回避的是,信息系统工程监理是信息化建设中出现的新生事物,与其他新兴产业一样,正处于成长阶段,同时也是我国特殊应用环境下的产物。除了先知先觉,我们的多数CIO对此缺乏认识,比如不太了解IT监理的作用,怎么处好双方的关系等等。

可以说,IT监理下的信息化依然存在风险,比如监理本身的水平以及信息化项目中的甲方对监理的认识误区——他们总片面认为“拿钱消灾”,监理就该是甲方的“代言人”或者“保姆”,而“不能替乙方说话”。这样的认识让迫于客户压力的监理公司在夹层中陷入两难:怎样在保证项目顺利健康实施的前提下满足甲方要求,甚至是过分要求。

另外,按照监理本身的特点,乙方出资请监理也在情理之中,但可惜的是,这样的案例还没有出现。这进一步说明IT监理市场尚待成熟。

文章中的用户是幸运的,集成公司、监理公司也是幸运的。我们有理由期望,随着IT监理的广泛应用,这种三赢多赢的局面更多地出现。